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Denúncia

Solução para Regime Geral de Proteção do Denunciante.

(EU Whistleblower Directive)

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“It takes 20 years to build a reputation and five minutes to ruin it. If you think about that, you’ll do things differently.”


Warren Buffett



REGIME DE PROTEÇÃO
AO DENUNCIANTE DE INFRAÇÕES

 

No final de 2021, foi publicada a Diretiva Europeia deProteção ao Denunciante de Infrações (EU Whistleblower Directive), transposta para a legislação portuguesa pelaLei 93/2021 de 20 deDezembro e que se torna efetiva em efetiva em 20 de Junho de 2022.

 

O seu objetivo consiste em dotar as organizações de mecanismos que permitam a denúncia de infrações na sua atividade,enquadrar a respetiva investigação e proteger o denunciante, especialmente no que se refere à proibição de qualquer tipo de retaliação de queeste possa ser alvo por parte da organização.

 

A SIGMA desenhou uma solução integrada para que as organizações possam responder de forma imediata, eficaz e confiança às exigências da Diretiva.

Possibilidade de Denúncia Anónima

Segurança

Recolha de Registo Oral

Distorção de Voz

Conservação de Dados

A quem se aplica
Obrigações
Infrações abrangidas
Perfil denunciante

A Lei 93/2021, que transpõe a Diretiva Europeia de Porteção ao Denunciante, aplica-se obrigatoriamente a todas as entidades que empreguem 50 ou mais trabalhadores.


No entanto, este não é o único critério devendo ser tido em conta como o sector de atividade e a exposição a riscos de infração,pelo que empresas com menos colaboradores poderão também ter que cumprir com a legislação.

Em termos gerais, são obrigações das organizações:

 

  • Disponibilizar canais dedicados à denuncia de infrações.

  • Ter mecanismos que assegurem o encaminhamento e investigação de todas as denúncias em tempo útil.

  • Garantir a confidencialidade dos envolvidos nos termos da legislação em vigor, como o RGPD.

  • Ter processos que assegurem que o denunciante não sofre qualquer tipo de retaliação em virtude da denúncia.

 

As infrações consideradas enquadram-se nos seguintes temas:

 

  • Contratação pública;

  • Serviços, produtos e mercados financeiros e prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo;

  • Segurança e conformidade dos produtos;

  • Segurança dos transportes;

  • Proteção do ambiente;

  • Proteção contra radiações e segurança nuclear;

  • Segurança dos alimentos para consumo humano e animal, saúde animal e bemestar animal;

  • Saúde pública;

  • Defesa do consumidor;

  • Proteção da privacidade e dos dados pessoais e segurança da rede e dos sistemas de informação.

 

No limite, qualquer pessoa com conhecimento de uma infração o pode fazer. No entanto, a lei enquadra os denunciantes no seguinte perfil:

  • Os trabalhadores do setor privado, social ou público;

  • Os prestadores de serviços, contratantes, subcontratantes e fornecedores, bem como quaisquer pessoas que atuem sob a sua supervisão e direção;

  • Os titulares de participações sociais e as pessoas pertencentes a órgãos de administração ou de gestão ou a órgãos fiscais ou de supervisão de pessoas coletivas, incluindo membros não executivos;

  • Voluntários e estagiários, remunerados ou não remunerados.

 

Implementação e Conformidade

 

A implementação do processo de denúncia, assegurando a conformidade
legal, implica endereçar os seguintes temas:

Determinar a Aplicação da Directiva
Mais de 50 colaboradores
Atividade relevante

Âmbito da Aplicação
Tipos de Denunciante
Possíveis contextos da Denúncia

Infraestrutra necessária
Canal de denúncia
Confidencialidade e Segurança
Gestão dos processos
Arquivo pelo tempo necessário

Fluxo Processual
Procedimento de encaminhamento da denúncia
(Confidencialidade, Diligência, Transparência, Independência)
Prazos
Responsáveis
Encaminhamento consoante as conclusões
Harmonização com outra legislação (Código do Trabalho, RGPD, etc)

Comunicação
Comunicar e Publicitar Canais de Denúncia
Comunicar e Publicitar Direitos dos Denunciantes

Solução Integrada

 

A SIGMA desenhou uma solução integrada em três componentes que permite cobrir, por completo as necessidades de resposta à Lei 93/2021. Caso a organização já tenha resposta parcial, poderá optar apenas pela(s) componente(s) que complementam a sua resposta.

Plano de Conformidade

 

O que é?

 

O plano de Conformidade tem como objetivo definir o âmbito de aplicação, os processos e procedimentos de encaminhamento interno e respetiva documentação.

 

O que inclui?

 

• Aplicabilidade
• Definição dos Canais e Formas de Contacto
• Políticas de comunicação externas e internas
• Definição do Fluxo Processual e Tempos de Resposta
• Definição de Equipas de Investigação
• Documentação Processual e de Suporte

 

O que fazemos?

 

Coordenamos e elaboramos a definição do Plano de Conformidade:
• Análise das necessidade
• Gestão da elaboração do plano
• Recomendações
• Documentação

 

 

Canal de Denúncia e Plataforma de Gestão

 

O que é?

 

A SIGMA realizou uma parceria com a Whistleblower Software para o fornecimento de uma plataforma capaz de suportar todo o processo de gestão das denúncias, em conformidade com a legislação, de forma rápida e segura.

 

Funcionalidades principais

 

• Página de denúncia de utilização imediata
• Denúncia Oral e Escrita
• Denúncia identificada ou anónima
• Gestão da comunicação com o denunciante (ainda que anónimo)
• Gestão do processo interno e prazos de resposta
• Registo de todas as comunicações, passos de investigação e documentação associada
• Alertas e Relatórios
• Arquivo pelo período legal

 

Característas técnicas e Segurança

 

• Cloud (sem instalação e manutenção local) em servidores ISO 27001
• Certificação ISO 27001
• Auditoria ISAE 3000
• Multi-factor Authentication
• Penetration Tested
• Encriptação End – to –end
• Remoção de Metadata
• Controlo de Acessos

 

 

Serviço de Gestão de Ocorrências

 

O que é?

 

A SIGMA assegura o tratamento processual da Denúncia por forma aliviar o esforço interno na gestão do processo.

 

Como é feita a Gestão do Serviço?

 

Receção
• A denúncia é registada pela SIGMA e a entidade é informada

 

Confirmação
• A SIGMA comunica a recepção ao denunciante no prazo de sete dias

 

Validação
• A SIGMA verifica se o relatório se encontra enquadrado na Lei do Denunciante
• A denúncia é rejeitada ou direcionada ao responsável de investigação definido

 

Investigação
• A investigação é executada pela organização
• A SIGMA poderá assessorar neste passo

 

Comunicação 
• A SIGMA comunicará ao denunciante o resultado da
investigação, no prazo de 3 meses legalmente previsto

 

 

Benefícios da Gestão de Serviço

 

• Poupança de recursos e tempo
• Seguimento profissional e dedicado
• Apoio e assessoria na investigação

 

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Sobre nós

 

Na Sigma Favorite desenvolvemos projetos, agimos como consultores e assessores, auditamos e damos formação em áreas vitais da Gestão. Conformidade, Produtividade, Segurança, Governance e Bem-Estar constituem as áreas centrais do nosso trabalho.

Consultoria

• Proteção de Dados (RGPD, HIPAA)
• DPO (Data Protecion Officer)
• Segurança de Informação e Certificação ISO 27001
• NP 4552 - Conciliação entre a vida profissional, familiar e pessoal
• Whistleblower Directive – Proteção ao Denunciante de Infrações

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